Caso de éxito:  Automatización del Control de un Servicio Técnico 

En este caso de éxito solucionamos un problema de control de horas y partes de trabajo de nuestro cliente.

Caso de éxito: Hoy os contamos cómo la gestión y control del servicio técnico que ofrecía la empresa de un cliente nuestro le estaba generando problemas y qué solución le hemos ofrecido para automatizarlo y así ahorrarle unos 140 minutos de trabajo al día. 

Esta empresa tiene un sistema de venta de bonos (o bolsa de horas) de asistencia técnica. El problema es que no puede controlar con exactitud cuantas horas ha consumido cada cliente y, por tanto, tampoco cuantas horas restantes tiene contratadas, lo que genera problemas a la hora de cobrar el exceso de horas.

Ahora mismo registran los partes de atención manualmente y no tienen sistema de control así que tienden a proporcionar más horas de servicio de las contratadas. Además, no envían ninguna información al cliente en el momento que se hace la intervención con lo cual, el cliente, a veces durante mucho tiempo se queda sin un albarán sobre la asistencia que le han realizado ni tampoco tiene información sobre cuantas horas le quedan y solo lo sabe si solicita la información a la empresa. Esta solicitud de información genera un extra de trabajo buscando los registros de las asistencias y sumando los tiempos de las mismas. 

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¿Cuál es el proceso que seguía el cliente antes de nuestra intervención en este caso de éxito? 

1. Guardar el correo del cliente o pasar los datos a la persona responsable para registrar el nuevo cliente. Tiempo 3 minutos. 

2. Registrar Pedido en Excel. Tiempo 5 minutos. 

3. Realizar asistencia técnica (según la tarea, no valorable en este flujo). 

4. Crear Parte de trabajo en APP externa. Tiempo 4 minutos. 

5. Enviar Parte de Trabajo por mail al cliente. Tiempo 3 minutos. 

6. Enviar datos del Parte al responsable para control de la bolsa. Tiempo 3 minutos. 

TOTAL MINUTOS DE ESTE PROCESO: 18 MINUTOS 

TOTAL PARTES POR DIA (MEDIA): 10 PARTES DIARIOS. 

TOTAL MINUTOS POR DIA: 180 MINUTOS. 

Como se puede observar, cada paso del proceso necesita de una intervención manual por parte del personal de asistencia, lo que conlleva aumentar la posibilidad de errores tanto en los datos introducidos como en el proceso. 

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La solución propuesta por nuestra Consultoría Microsoft 365 para este caso de éxito 

Tras la evaluación del proceso planteamos la posibilidad de gestionar todas estas tareas en una sola aplicación de trabajo desarrollada con POWER APPS que integre todo el proceso y programas flujos automatizados de tareas con POWER AUTOMATE.  

Aplicación para control de partes de asistencia técnica 

En Auto Control Empresarial hemos desarrollado esta aplicación de control de bonos de horas. Su funcionamiento es el siguiente: 

• Cuando se realiza una compra online, el sistema automático recoge los datos de la compra y los convierte en un pedido y se genera el bono de horas de forma automática. También hemos activado la opción de registrar un nuevo pedido de forma manual para aquellas compras realizadas fuera de la tienda online.  

• La aplicación acumula todos los bonos o bolsas de horas activas que tiene la empresa en la sección “BONOS” y las separa en tres estados:

Estados de bonos

1. Bonos nuevos: Todos aquellos bonos que no se han iniciado, es decir que se han comprado o se han pagado, pero todavía no tienen ninguna asistencia asignada 

2. Bonos en progreso: Los bonos que ya se están consumiendo, que tienen asistencias asignadas. 

3. Bonos Consumidos: Aquellos bonos que ya no tienen tiempo disponible. 

• En la sección “HORAS” podemos ver un resumen de las horas contratadas, las consumidas y las restantes.  
• Podemos filtrar los bonos por el nombre de cliente o el nombre de empresa en el apartado “Filtros” y buscar rápidamente la empresa que nos interesa. O quitar el filtro y ver los datos generales de la empresa.  
• Cada vez que se genera un parte de asistencia, se envía un correo electrónico al cliente con toda la información sobre la intervención y acumula la información sobre el bono y las horas consumidas y restantes en los contadores de arriba. 

También se envía un correo electrónico al responsable de área para el control de las actuaciones de los técnicos. 

Con la aplicación, ahora los tiempos empleados para realizar el proceso son los siguientes: 

1. Llegada de mail y registro automático en la PowerApps. Tiempo 0 minutos. 

2. Registrar pedido en PowerApps. Tiempo 3 minutos. 

3. Realizar asistencia técnica (según la tarea, no valorable en este flujo). 

4. Crear Parte de trabajo en PowerApps. Tiempo 1 minuto. 

5. Envío automatizado del parte de trabajo por mail al cliente mediante flujo de Power Automate. Tiempo 0 minutos. 

6. Envío automatizado del parte al responsable para control de la bolsa mediante flujo de Power Automate. Tiempo 0 minutos. 

TOTAL MINUTOS DE ESTE PROCESO: 4 MINUTOS. 

TOTAL PARTES POR DIA (MEDIA): 10 PARTES DIARIOS. 

TOTAL MINUTOS POR DIA: 40 MINUTOS. 

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Beneficios aportados en este caso de éxito 

Gracias a nuestra intervención, el cliente ha visto como ha mejorado su empresa en los siguientes puntos: 

1. Ahorro de tiempo de trabajo: el proceso del cliente después de la automatización de procesos ha disminuido de 180 minutos a 40 minutos al día. 

2. La información que maneja la empresa, a través de los contadores de bonos y de tiempo. Estos muestran toda la información sobre los bonos y las horas restantes de cada cliente 

3. La gestión comercial: gracias a los contadores, cuando al cliente le queda poco tiempo de asistencia contratada, podemos ofrecerle que compre más horas. Además, evitamos los problemas por exceso de horas de asistencia. 

4. Comunicación con el cliente, pues tras cada asistencia, se le envía de forma automatizada toda la información sobre la intervención al cliente, el tiempo consumido y el tiempo disponible. 

5. Control interno: El responsable de área tiene toda la información a su alcance, de forma que puede controlar el trabajo realizado y la duración del mismo. 

Si necesitas mejorar los procesos de tu empresa, contacta con nosotros a través de nuestra web y estudiaremos tu caso. 

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