Los secretos de Teams, la herramienta administrativa de Microsoft 365

Hoy arrojamos luces sobre Teams de Microsoft 365, la herramienta de colaboración para las empresas considerada como una de las mejores soluciones administrativas para cualquier tipo y tamaño de negocio. Microsoft Teams es un flujo comunicativo y colaborativo que puede unir diferentes equipos dentro de una empresa de manera más eficaz y sencilla. 

Teams permite crear canales o espacios para proyectos, metas de negocio, grupos colaborativos, etc. Ahora las tareas laborales se pueden planificar y administrar mucho mejor. 

¿Por qué elegir Microsoft Teams? 

Cómo ya hemos dicho anteriormente, Microsoft Teams es una herramienta colaborativa que puede ser de una gran ayuda para cualquier tipo y tamaño de empresa. Millones empresas en todo el mundo confían en ella como en la mejor solución para la comunicación empresarial. De hecho, Microsoft Teams tiene más de 145 millones de usuarios activos. 

Vamos a destacar algunas razones por las que los empresarios eligen esta plataforma: 

1. Integración absoluta de Teams con otras herramientas de Microsoft 365 

Es una de las ventajas más grandes de Teams comparado con el resto de software colaborativo porque todas las aplicaciones están ubicadas en un solo lugar y los colaboradores no tienen que perder tiempo pasando de un sistema a otro. 

2. La clave de Microsoft Teams es el trabajo en equipo 

La plataforma está diseñada de tal forma que facilita comunicación entre equipos y aporta fluidez a las conversaciones. Los archivos o documentos se comparten en este mismo espacio, así que todos los colaboradores hacen sus aportaciones en tiempo real. 

3. Comunicación en Microsoft Teams 

Un chat empresarial para la comunicación entre diferentes equipos no es la única opción de Microsoft Teams. La plataforma permite programar las reuniones de llamadas de voz o en video y unirse a ellas para conversar más directamente. Además, se pueden grabar las reuniones y tenerlas en video o en la transcripción de texto para poder repasarlas o enviar a una persona que no estaba presente. 

¿Qué funciones de Microsoft Teams son especialmente útiles para las industrias?  

Para algunas industrias en particular la plataforma Microsoft Teams es especialmente beneficiosa. 

Educación

Por ejemplo, para la educación Teams ofrece la colaboración con facilidad que permite reunir hasta 300 usuarios en una clase virtual, mantener conversaciones fluidas por el chat o por la llamada, compartir archivos y materiales.  

Los maestros pueden asignar tareas a sus estudiantes, hacer su seguimiento y calificarlos después de completar la asignación. Teams permite compartir la pantalla en tiempo real para explicar o presentar sus proyectos y tareas, además cuenta con una pizarra digital Microsoft Whiteboard que ayuda ejemplificar los temas con facilidad. Esta función está disponible en la aplicación Whiteboard de Windows 10, iOS y en la web.  

Las reuniones virtuales se pueden acompañar con los subtítulos en vivo o lenguaje de señas (americano) para que nadie se siente excluido. 

Salud

En el sector de salud Microsoft Teams ayuda a mejorar la atención al paciente de la siguiente manera:  

  • agendar consultas por parte de los médicos y los pacientes;  
  • contar con la máxima seguridad y protección de datos según la ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros (HIPPA) y el Reglamento general de protección de datos (RGPD); 
  • facilitar una comunicación fluida entre el médico y su paciente o dentro de un equipo de médicos;  
  • programar los turnos y tener a los colaboradores al tanto de sus horarios y tareas y ver la disponibilidad del resto de sus compañeros. 

Finanzas

El sector de finanzas necesita un nivel de colaboración muy elevado por eso Microsoft Teams cuenta con capacidades claves para los procesos de la industria financiera.  

Las aplicaciones OneDrive, Microsoft 365 y SharePoint están integradas en Teams para poder compartir los documentos o archivos financieros en tiempo real entre los miembros del equipo y acceder a su espacio de trabajo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. 

La posibilidad de colaborar en un archivo enviado por un chat de Teams sin necesidad de abrir la aplicación correspondiente, es la otra ventaja de la plataforma. Este archivo se puede coeditar en tiempo real junto con otro colaborador. 

Algunas aplicaciones externas de Microsoft utilizadas en el sector pueden ser integradas en Teams. Por ejemplo, se puede agregar una aplicación que proporcione información sobre las tendencias económicas para estar al tanto de la situación en el mercado. 

Teams es una herramienta en nube por eso cualquier financiero o contable puede acceder a la información guardada y actualizada de manera automática a través de cualquier dispositivo. 

Para cada proyecto o tarea administrativa se puede crear un canal de comunicación y centralizar las conversaciones en un solo espacio. 

Comercio

El área comercial, sin lugar a duda, es el mayor beneficiario de Microsoft Teams porque la gran parte de sus actividades radican en el trabajo en equipo y la comunicación. Muchas opciones de comunicación que proporciona la plataforma a sus usuarios (mensajes, llamadas telefónicas o videoconferencias) son imprescindibles para poder comunicarse con los clientes o el resto del equipo. 

Microsoft Teams al igual que Microsoft Word, Windows 10 y otras aplicaciones tiene una lista de atajos de teclado. Estos atajos ayudan ahorrar tiempo mientras dure una reunión. Vamos a compartir aquí algunos de ellos. 

Aceptar videollamada Ctrl+Shift+A 
Rechazar llamada Ctrl+Shift+D 
Iniciar videollamada Ctrl+Shift+U 
Alternar silencio Ctrl+Shift+M 
-«- Video Ctrl+Shift+O 
Alternar pantalla completa Ctrl+Shift+F 

Si necesitas guardar un mensaje importante en Teams coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en “Guardar este mensaje”. Se va a guardar en una lista de mensajes “Guardado” y para acceder a ella hay que hacer clic en el icono de tu perfil de Teams. 

Para las demostraciones de los productos nuevos o los webinarios en directo la plataforma ofrece un servicio completo para realizar, grabar y compartir estos eventos virtuales. 

Planificar una campaña nunca ha sido tan fácil porque Microsoft Teams facilita el proceso de su planificación y el seguimiento y con ayuda de canales específicos consolida los datos entre todos los colaboradores. 

La posibilidad de descargar la aplicación en cualquier dispositivo móvil mejora la comunicación entre los comerciales y sus clientes y permite recibir las notificaciones y contestar a las preguntas incluso cuando no están en la oficina.  

Así que hemos repasado algunas de las funciones más interesantes que brinda Microsoft Teams para diferentes segmentos de industrias y podemos confirmar que es una herramienta muy completa y útil para las empresas. 


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