Sharepoint
Intranet en SharePoint Online
Feb
Ventajas de usar una Intranet en SharePoint Online
Una intranet en Sharepoint Online es una de las soluciones más valoradas por las empresas a la hora de diseñar una nueva estrategia de trabajo colabortivo.
SharePoint Online de Microsoft 365 es una plataforma de colaboración y gestión de contenido empresarial que ayuda a las organizaciones a resolver una serie de problemas habituales.
Una de las mejores herramientas de SharePoint es la posibilidad de configurar una Intranet que da solución a multitud de situaciones que diariamente afectan a las organizaciones.
Si en tu empresa oyes comentarios como los que ahora te enumeramos…continúa leyendo este artículo.
“Pierdo demasiado tiempo buscando archivos por las carpetas de nuestro servidor, solo puedo buscar por el nombre del archivo.”
“Como trabajamos varias personas con el mismo archivo de Excel y no podemos abrirlo varias personas a la vez, no sé nunca cuál es la versión que es válida.”
“Usamos Google Drive para guardar archivos en la nube y nos ha llamado nuestro gestor de Protección de Datos y nos dice que no cumplimos la normativa, vamos a ver como resolvemos este problema.”
“Me gustaría poder trabajar desde casa, pero sino me conecto por Anydesk no puedo acceder a mis archivos, además no me aclaro con las vistas que me da AnyDesk, ojalá tuviera mis archivos en la nube y pudiese trabajar con ellos sin tener que abrir tantas ventanas.”
[adinserter block=»2″]
Estas son solamente algunas de las incidencias que nos encontramos de forma habitual entre los clientes que contactan con nosotros para ayudarlos a tener un planteamiento correcto de Microsoft 365.
Vamos a ver ahora en más detalle como SharePoint Online y la implantación de una Intranet puede dar solución a todos ellos.
¿Cuántas veces has buscado un archivo entre decenas de carpetas hasta encontrarlo?
Una de las principales ventajas de SharePoint es su capacidad para permitir la búsqueda rápida de documentos y contenido entre una multitud de archivos. Cuando se trabaja en una organización grande, puede resultar difícil encontrar documentos específicos, especialmente si hay una gran cantidad de ellos. SharePoint ofrece una solución a este problema mediante su potente motor de búsqueda.
El motor de búsqueda de SharePoint puede buscar documentos y contenido en todas las bibliotecas de documentos, listas y sitios en la plataforma. Además, el motor de búsqueda es capaz de buscar contenido en diferentes formatos, como Word, Excel, PowerPoint y PDF, lo que significa que los usuarios pueden encontrar lo que buscan independientemente del formato del archivo.
Algoritmos del motor de búsqueda de SharePoint Online
SharePoint utiliza un algoritmo de clasificación inteligente que muestra los resultados de búsqueda más relevantes al usuario en primer lugar. Esto significa que los usuarios pueden encontrar el documento que necesitan rápidamente, sin tener que buscar a través de numerosos resultados irrelevantes.
Otra ventaja de SharePoint para la búsqueda de documentos es la capacidad de etiquetar y categorizar documentos. SharePoint permite a los usuarios asignar metadatos a los documentos, lo que facilita la búsqueda y la clasificación de los documentos por temas y categorías. Por ejemplo, los usuarios pueden etiquetar documentos como «finanzas» o «proyectos» para que sea más fácil encontrarlos cuando se necesiten.
SharePoint también permite a los usuarios crear vistas personalizadas para sus bibliotecas de documentos y listas. Esto significa que los usuarios pueden crear vistas que muestren sólo los documentos relevantes para ellos, lo que puede acelerar el proceso de búsqueda.
[adinserter block=»2″]
Cuándo en tu empresa varias personas trabajan con un mismo documento, ¿Cuántas veces te has equivocado de versión?
Otra de las grandes ventajas de una intranet en SharePoint Online es cuando varias personas trabajan con el mismo documento es la capacidad de colaboración en tiempo real. Cuando varias personas necesitan trabajar en un documento juntas, a menudo se enfrentan a problemas de versiones múltiples y cambios que se superponen entre sí, lo que puede llevar a errores y confusiones. SharePoint ofrece una solución eficaz a este problema, ya que permite que varias personas trabajen en el mismo documento al mismo tiempo sin crear múltiples versiones del mismo.
Con SharePoint Online, los usuarios pueden acceder al documento en tiempo real y ver los cambios que otros han realizado. Esto significa que no hay necesidad de enviar múltiples copias del documento por correo electrónico, y los usuarios pueden trabajar juntos en una única versión del documento. Además, SharePoint registra los cambios realizados por cada usuario, lo que permite a los usuarios ver quién ha hecho qué cambios y cuándo se realizaron.
Otra ventaja de trabajar con SharePoint para la colaboración en documentos es la capacidad de integrar herramientas adicionales de Microsoft 365, como Microsoft Teams y Microsoft Planner. Microsoft Teams permite a los usuarios comunicarse y colaborar en tiempo real mientras trabajan en el documento, y Microsoft Planner permite a los usuarios asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
¿Sabías que Google Drive no cumple del todo con la normativa de protección de datos personales en España y que SharePoint y OneDrive sí?
SharePoint y OneDrive son dos servicios de almacenamiento en la nube de Microsoft que ofrecen una serie de características de seguridad y privacidad que cumplen con la normativa de protección de datos personales en España, conocida como la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).
SharePoint y OneDrive ofrecen un alto nivel de privacidad en el tratamiento de datos personales, ya que cuentan con medidas de seguridad que garantizan la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos almacenados en la nube. Por ejemplo, Microsoft implementa el cifrado de datos tanto en reposo como en tránsito, lo que significa que los datos están protegidos mientras están siendo transferidos o almacenados en los servidores de Microsoft.
[adinserter block=»2″]
Además, SharePoint y OneDrive permiten a los usuarios configurar diferentes niveles de permisos y restricciones de acceso para los archivos y carpetas, lo que significa que los usuarios pueden controlar quién tiene acceso a los datos almacenados en la nube. Los administradores pueden definir roles y permisos específicos para los usuarios, lo que limita el acceso a datos confidenciales.
Por otro lado, Google Drive también ofrece una serie de medidas de seguridad y privacidad, aunque no todas ellas cumplen con la normativa de protección de datos personales en España. Google Drive cifra los datos en tránsito y en reposo, al igual que SharePoint y OneDrive, pero no ofrece tantas opciones de configuración de permisos y restricciones de acceso como los servicios de Microsoft.
Para hacer pequeños cambios en un archivo, ¿Cuantas veces tenías que esperar hasta ir a la oficina para poder hacerlo con tu ordenador de trabajo?
SharePoint ofrece una gran facilidad para trabajar desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet. La plataforma está completamente basada en la nube, lo que significa que los usuarios no necesitan instalar ningún software adicional en su ordenador para acceder a los archivos almacenados en SharePoint. Además, SharePoint también ofrece herramientas de colaboración en línea que permiten a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica.
Todas las ventajas de SharePoint Online para crear una Intranet perfecta
Una intranet es una red interna de comunicación y colaboración en línea que se utiliza para compartir información y recursos dentro de una empresa.
SharePoint para la creación de intranets ofrece herramientas y plantillas prediseñadas que permiten crear sitios web internos de manera rápida y sencilla. Los usuarios pueden elegir entre una amplia variedad de plantillas y diseños para crear su sitio web, lo que facilita la personalización del sitio para adaptarse a las necesidades de la empresa.
[adinserter block=»2″]
Otra ventaja de SharePoint es que permite a los usuarios crear sitios web internos de manera colaborativa, lo que significa que varios miembros de la empresa pueden contribuir y editar el contenido del sitio. Esto facilita la colaboración y la coordinación dentro de la empresa, lo que ayuda a mejorar la productividad y la eficiencia.
SharePoint permite a los usuarios integrar diferentes herramientas y aplicaciones en su sitio web interno, como calendarios, listas de tareas, formularios y flujos de trabajo. Esto permite a los usuarios gestionar y organizar la información y los procesos internos de la empresa de manera más eficiente.
Otra ventaja de SharePoint para la creación de intranets es que ofrece un alto nivel de seguridad y privacidad en el tratamiento de datos personales y confidenciales. Los usuarios pueden configurar diferentes niveles de permisos y restricciones de acceso para los diferentes usuarios y grupos de la empresa, lo que garantiza la protección de la información confidencial y reduce el riesgo de violaciones de seguridad.
Intranet en SharePoint Online y sus ventajas
En resumen, una Intranet de SharePoint es una herramienta valiosa para las organizaciones que buscan mejorar la colaboración y la productividad de sus empleados. Al centralizar la información, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia, SharePoint permite a los empleados trabajar de manera más efectiva y ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos empresariales. Además, la plataforma ofrece altos niveles de seguridad y personalización para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
Consúltanos más funcionalidades de Sharepoint Online
Si tienes alguna duda o necesitas ayuda con cualquier aplicación de Microsoft 365 puedes contratar nuestros bonos de servicio técnico y formaciones haciendo clic en el botón inferior.
